Preguntas Frecuentes

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Muchas personas se hacen la pregunta sobre quien certifica a los entes certificadores. Es importante aclarar que los organismos de certificación no se certifican, sino que se acreditan, en el caso de Chile son acreditados por el Instituto Nacional de Normalización (INN). Los organismos que brindan servicios de certificación deben desarrollar un Sistema de Gestión de la Calidad similar a lo establecido en la ISO 9001:2008, pero a través del cumplimiento de los requisitos de la norma internacional ISO/IEC 17021

Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión.

La norma específica una serie de requisitos, y con su cumplimiento busca asegurar que los organismos realicen su proceso de certificación de los sistemas de gestión de manera competente, coherente e imparcial, facilitando así el reconocimiento de dichos organismos y la aceptación de sus certificaciones en el plano nacional e internacional.
Esta norma está destinada a ser utilizada por las organizaciones que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión. Como toda norma establece requisitos genéricos en el campo de los sistemas de gestión de la calidad, de gestión ambiental y de otro tipo. Estos organismos se denominan “organismos de certificación”, OC. Se han establecido una serie de principios y requisitos relativos a la competencia, coherencia e imparcialidad de la auditoría y la certificación de sistemas de gestión de todo tipo, sea gestión de la calidad o gestión ambiental. Estos principios buscan inspirar confianza:

Imparcialidad: Para que un organismo de certificación proporcione una certificación que inspire confianza es necesario que no solo sea imparcial, sino que sea percibido como imparcial.

Competencia: Es necesaria la competencia del personal, para que el organismo de certificación proporcione una certificación que dé confianza apoyada por el sistema de gestión. Define la competencia como la aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

Responsabilidad: El organismo de certificación es responsable de evaluar suficiente evidencia objetiva para fundamentar su decisión sobre la certificación. El cliente, y no el organismo de certificación, es el responsable de la conformidad con los requisitos de la certificación. Hay que aclarar que toda auditoría se basa en un muestreo del sistema de gestión de una organización y, por ello, no es una garantía de conformidad al 100 % con los requisitos.

Transparencia: El organismo de certificación necesita proporcionar acceso público a información apropiada y oportuna sobre sus procesos de auditoría y certificación, y sobre el estado de la certificación de sus clientes. Aunque la mayoría de los OC publican en sus páginas Web la lista de empresas certificadas es conveniente que informe no solo si se otorga la certificación, sino también si ésta se amplía, se mantiene, se renueva, se suspende, se reduce el alcance, o se retira la certificación. La transparencia es un principio de acceso a, o revelación de la información apropiada.

Confidencialidad: Es esencial que el organismo de certificación mantenga la confidencialidad de toda la información privada relativa al cliente ya que tuvo acceso privilegiado a ella como elemento necesario para evaluar la conformidad con los requisitos para otorgar la certificación.

Receptividad y respuesta oportuna a los reclamos: La recepción y respuesta oportuna y eficaz a los reclamos, es un medio importante para proteger tanto al organismo de certificación, como a sus clientes y a otros usuarios contra los errores, omisiones o comportamientos cuestionables. Los reclamos deben ser investigados y, si proceden deben ser tratados adecuadamente y hacer los esfuerzos necesarios para resolverlos.

El organismo de certificación es responsable de las decisiones relacionadas con la certificación extendida, tanto al otorgar, mantener, renovar, ampliar, reducir, suspender y cancelar la certificación. El organismo de certificación, debe reconocer públicamente la importancia de la imparcialidad en la realización de sus actividades de certificación de sistemas de gestión y asegurar la objetividad de sus actividades de certificación de sistemas de gestión. El organismo de certificación y cualquier área de la misma empresa legal, no deben ofrecer ni proporcionar consultoría en materia de sistemas de gestión, ni ofrecer ni proporcionar auditorías internas a sus clientes certificados.

El organismo de certificación debe tener documentada la estructura de su organización, así como los deberes, responsabilidades del personal y la autoridad de la Dirección así como de los distintos comités que haya creado. Todo organismo de certificación debe tener un acuerdo por escrito de que los auditores y expertos técnicos externos se comprometen a cumplir las políticas y procedimientos aplicables definidos por el organismo de certificación.

El organismo de certificación mantiene registros actualizados, sobre las calificaciones de su personal, la formación, experiencia, afiliaciones, estatus profesional, competencia y cualquier servicio de consultoría pertinente que haya prestado. Adicionalmente mantiene y hace accesible al público, o proporciona información, cuando se le solicite, que describe sus procesos de auditoría y de certificación para otorgar, mantener, ampliar, renovar, reducir, suspender o retirar la certificación, y sobre las actividades de certificación, los tipos de sistemas de gestión y áreas geográficas en las que trabaja.

Por último uno de los problemas más frecuentes se da en el uso de la certificación lo cual muchas veces causa confusión en los consumidores. La norma establece que no debe existir ambigüedad, en la marca o el texto que la acompaña, con respecto a qué es lo que ha sido certificado y qué organismo de certificación ha otorgado la certificación. También aclara un punto sumamente importante y se refiere a que la marca no sea utilizada sobre productos o embalajes a la vista del consumidor ni de ninguna otra manera que se pueda interpretar como una indicación de la calidad del producto.

Todos los lineamientos establecidos por la norma ISO 17021 son corroborados por los organismos de acreditación en un proceso similar al que desarrollan los organismos de certificación con sus clientes.

Es el propio cliente el que debe presentar la documentación ante el SENCE

  • Cheque a 30 días
  • 50% con transferencia al día y el saldo en cheque a 30 días
  • Transferencia bancaria
  • Pago con tarjeta de crédito.
  • Teniendo presente que los certificados son entregados solo cuando al menos el 50% del monto facturado ha sido recibido.

A través de la pagina web de ASR Certificaciones.

http://www.asrcertificaciones.cl/index.php?opc=webpay

Luego de realizar una transferencia por el monto del cheque protestado, se puede retirar el documento en las oficinas de ASR ubicadas en Viña del Mar. Si se requiere envío del documento al emisor, se deben transferir $5.000 para gestionar el envío vía Chilexpress.

Las fechas de auditorías para un ciclo de Certificación, que tiene una duración de 3 años, se deben llevar a cabo antes del cumplimiento de los 12 meses de la fecha del proceso anterior de auditoria.

Ej:

  • Auditoria de Certificación, Fecha 10 de Enero de 2018
  • Auditoria de Seguimiento 1, Fecha 09 de Enero de 2019
  • Auditoria de Seguimiento 2, fecha 08 de Enero de 2020

Depende de la Norma a Certificar:

Para una 2728:2015:

  • Documentos legales
  • Manual de Calidad
  • Procedimientos Normativos y específicos del Servicio de Capacitación
  • Registros que evidencien la prestación del Servicio de capacitación

En la Auditoria debe participar la alta Dirección, es decir quien lidere y sea responsable del desempeño de los procesos del OTEC y quien asigne los  recursos para la prestación de los Servicios de Capacitación.

No, en caso de no tener patente comercial al día, se establece una No Conformidad, que DEBE ser resuelta antes del otorgamiento del certificado solicitado.

No, la auditoria se debe efectuar en las dependencias del OTEC, las cuales deben estar declaradas en la plataforma de Infraestructura de SENCE y contra con patente comercial vigente.

Los gastos asociados a traslado son cobrados adicionalmente cuando las dependencias de la empresa se encuentran fuera del radio de cobertura, que corresponde a las siguientes regiones

  • IV Región
  • V Región
  • VI Región
  • VII Región

Una vez que la Empresa ha llevado a cabo el cierre de sus No Conformidades, estas deben ser enviadas a ASR Certificaciones al correo de acciones@asrcertificaciones.cl y al correo del auditor que estuvo a cargo del proceso

No, el proceso de Auditoria Interna debe ser llevado a cabo por auditores internos o externos calificados, es decir que cuenten con las competencias como auditor, para la ejecución de la actividad.

No, la empresa es libre de elegir el implementar un Sistema de calidad con o sin la ayuda de un consultor.

El último plazo se cumple el día 15 de septiembre de 2018. Ese día mueren automáticamente los certificados de la versión ISO 9001:2008.

Un ciclo de Certificación tiene una duración de 3 años.

Una vez concluida la auditoria de Certificación, vienen las auditorias de vigilancia, las que corresponden a Auditorias de seguimientos. Durante el ciclo de certificación que dura 3 años se deben efectuar 2 auditorías de Seguimiento. Estos procesos permiten evidenciar la mantención del Sistema de Gestión de la Empresa.

La emisión del Certificado, se llevará a cabo una vez que el expediente ingrese a la Comisión de Certificación, la que se reúne semanalmente, y se hayan subsanado todos los hallazgos levantados durante el proceso de Auditoria.

En aquellos casos en que durante la auditoria no se registraron no conformidades, este expediente ingresa automáticamente a la comisión de la semana siguiente y es emitido su Certificado, que será enviado por correo Certificado al domicilio de la empresa.

Un proceso de Certificación de Sistemas de Gestión considera con 2 fases.

Fase 1: corresponde a la revisión documental del sistema. Este proceso permite evidenciar si la empresa se encuentra en las condiciones adecuadas para llevar a cabo la Fase 2 del proceso. Durante la fase 1 se llevará a cabo una revisión exhaustiva de la documentación de la empresa (manuales, procedimientos, instructivos), del organigrama, confirmación de la dotación del personal, infraestructura y confirmación del alcance de Certificación.

Fase 2: Corresponde al proceso de Auditoría, donde se buscan las evidencias que permitan respaldar los procesos que forman parte del SGC. Dentro de las actividades se pueden mencionar:

Revisión por la Dirección, Auditorías internas, Análisis de datos de Satisfacción Clientes, evaluación de proveedores, desempeño y control de procesos, actividades de capacitación, Plan de gestión ambiental, plan de gestión en S&SO, control de procesos productivos, cumplimiento legal, etc…